Upphandla fotograf: underlaget som gör beställningen tydlig

En bra fotobeställning börjar med ett kommunikationsbehov: vad ska invånare, medarbetare eller besökare förstå av bilderna? Samla behovet från berörda verksamheter innan underlaget formuleras. Det minskar risken att köpa en stor leverans som inte passar de kanaler där den ska användas.

Kontrollera inköpsformen först

Kontrollera med organisationens upphandlingsansvariga om ett giltigt avtal finns och om både behovet och leverantören omfattas. Avrop är en beställning inom ett avtal, inte ett alternativ till ramavtal. Saknas avtal behöver ansvarig avgöra hur tjänsten ska köpas enligt tillämpliga regler. Den här checklistan ersätter inte juridisk eller upphandlingsspecifik rådgivning.

Beskriv resultatet som ska levereras

• Verksamheter, platser, personer och årstider som ska dokumenteras.
• Antal fototillfällen och förväntad omfattning per tillfälle.
• Antal redigerade bildval, format och beskärningar.
• Bildtexter, filnamn, metadata och underlag för alt-texter.
• Leveransdatum, godkännandeväg och hantering av kompletteringar.

Skriv ut användningsrätten

Användningsrätt och upphovsrätt är inte samma sak. Specificera vilka förvaltningar och kanaler som ska använda bilderna, under vilken tid och om materialet ska delas med andra organisationer. Fråga hur fotografkreditering, arkivering och vidareöverlåtelse ska hanteras. Dessa frågor behöver stå i avtalet, inte lösas först när en annan aktör efterfrågar bilderna.

Planera personbilder och tillgänglighet

Beställaren behöver bedöma rättslig grund, information till medverkande och hur personbilder ska publiceras och lagras. Samtycke är inte automatiskt rätt lösning i varje situation. Stäm av med dataskyddsansvarig, särskilt vid barn, känsliga verksamheter och anställda. För tillgänglighet kan fotografen lämna motivbeskrivningar; den slutliga alt-texten behöver anpassas till bildens användning på sidan.

Underlag till Fotograf MK

Skicka behov, tidsplan, avtalskrav och kontaktperson. Vi kan beskriva upplägg, omfattning och leverans i en offert. Det innebär inte att vi redan är ramavtalsleverantör hos er; ett avrop måste alltid kontrolleras mot ert giltiga avtal.